Risikovurdering, risikostyring og avvik

Det finnes mange definisjoner av risiko. Ofte tenker man på risiko som mulig tap som man blir utsatt for i framtiden, men som man ikke vet om vil inntreffe eller ikke.

For å redusere sannsynligheten for slike uforutsette tap, er det viktig å ha kontroll på egen risiko. Det innebærer risikoanalyser og risikostyring.  

En annen definisjon er den fare som uønskede hendelser representerer for mennesker, miljø og materielle verdier.

Arbeidsmiljøloven krever at alle virksomheter skal kartlegge risikoen på arbeidsstedet. Det er arbeidsgiveren som har ansvaret for å gjennomføre kartleggingen.

En risikovurdering er en grundig gjennomgang av hva som kan forårsake skader eller sykdom på arbeidsplassen din, slik at du kan vurdere om du har tatt tilstrekkelige forholdsregler eller om du bør gjøre mer for å forebygge.

Arbeidsmiljøloven krever at alle virksomheter skal kartlegge risikoen på arbeidsstedet. Det er arbeidsgiveren som har ansvaret for å gjennomføre kartleggingen.

Målet er at ingen blir skadet eller syk, eller at forhold på arbeidsplassen får konsekvenser for virksomheten i form av fravær, produksjonstap, ødelagt utstyr, osv.

En vanlig måte å definere risiko på er "Risikonivå = sannsynlighet x konsekvens". Det vil si at uønskede hendelser som både har høy sannsynlighet for å inntreffe og alvorlig konsekvens har et høyt risikonivå. Når man gjør en risikoanalyse er det vanlig å tallfeste både sannsynlighet og konsekvens for en uønsket hendelse. F.eks. kan man gi en hendelse man vurderer til lav sannsynlighet tallet 1, og alvorlig konsekvens gir tallet 3. Det gir et tallfestet risikonivå på 3. Hadde sannsynligheten vært høy og vurdert til 3, ville risikonivået blitt 3 x 3= 9. Risikonivået er altså en funksjon av både konsekvens og sannsynlighet.

Avvik er manglende etterlevelse av krav og rutiner, dvs. at noe har hendt på en annen måte enn planlagt. Det viktigste i en avvikshåndtering er at man finner ut hvorfor noe har gått galt og iverksetter tiltak for å hindre at det skjer igjen. Avvikshåndtering er en måte å lære av sine feil og å sikre kontinuerlig forbedring. Tilsynsmyndighetene er opptatt av at man etterlever krav i HMS-lovverket, men for virksomheter kan det være lurt å omfatte også andre forhold som har betydning for sikker drift.

Loven krever at alle virksomheter skal ha rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge avvik fra helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Men det viktigste er at man får mulighet til å lære av sine feil og å iverksette tiltak som kan hindre at det skjer igjen.

Et godt system for avviksbehandling bidrar til at lovens krav blir oppfylt. God avviksbehandling dreier seg om å finne ut hva som har skjedd, identifisere hvorfor det skjedde, rette opp forholdet og sørge for at det ikke skjer igjen. Det kan bidra til:

• bedre måloppnåelse

• å forhindre at de samme avvikene skjer gang på gang

• å redusere risikoen for uønskede hendelser og tilstander

• et sikrere arbeidsmiljø og et bedre ytre miljø

• høyere produktivitet gjennom redusert driftsstans, sykefravær, svinn og tap

• mer fornøyde medarbeidere

Oversikten over registrerte avvik (uønskede hendelser) er en del av dokumentasjonen som må legges til grunn ved risikoanalysen i egen virksomhet. Et systematisk arbeid for å redusere risiko i virksomheten vil over tid redusere antall avvik og mulige kostnader forbundet med dem, samt bidra til at virksomheten når sine mål.

Arbeidsmetoden for avviksbehandling er lik uansett om det er kvalitetssikring av produkter, tjenester eller HMS-arbeidet. Man må starte med å lage et system, registrere avvik, saksbehandle avvikene, og avslutningsvis må avvik følges opp. Dette er grunnlaget for å etablere et internkontrollsystem og arbeide målrettet og systematisk med HMS-spørsmål. Eksempel på rutine for avvikshåndtering  finnes her. 

En viktig del av internkontrollen er et levende avvikssystem. For at det skal fungere må man ha en HMS-kultur der det ikke bare er godtatt, men forventet, at medarbeiderne på alle nivåer melder fra om avvik. Det må også være en trygghet for at avvikene følges opp og håndteres seriøst. Arbeidsgiver er ansvarlig for å etablere et fungerende system for avvikshåndtering. 

Alvorlige hendelser som ulykker med menneskelige, miljømessige eller materielle tap er åpenbart uønsket og skal registreres. Eksempler er arbeidsulykker, brann, utslipp mm. Det er også lovkrav knyttet til innrapportering av arbeidsulykker og arbeidsrelatert sykdom. Les mer om sikkerhet og beredskap her.

Andre hendelser er kanskje ikke like åpenbare, men bør registreres. Eksempler kan være nestenulykker, feil på utstyr, manglende etterlevelse av rutiner osv.