Innhold
Den gode prosessen ved omstilling
Ofte tenker man på nedbemanning når en snakker om omstilling, men det trenger det ikke å være. Vi kommer ikke til å omtale nedbemanning her. Du finner NHOs veiledere om nedbemanning her. NHOs jurister innen arbeidsrett bistår medlemmene.
Det kan vises til mangfoldige rapporter og artikler om omstillingsprosesser som ikke har oppnådd ønskede resultater. Det er derfor viktig å tenke nøye gjennom hvordan en ønsker at en omstillingsprosess skal forgå slik at sjansen for å lykkes øker. I hele prosessen må tillitsvalgte og verneombud involveres fra et tidlig stadium.
Stegene i en omstillingsprosess
Kartlegging
Det er sunt for alle bedrifter å ta en status på hvor en står med jevne mellomrom.
Det er helt nødvendig å gjøre en god kartlegging av nåsituasjonen i forkant av en omstilling.
- Sett opp dagens organisasjonskart og et nytt som viser ny organisasjon.
- Definer strategiske satsingsområder fremover og definer fremtidig kompetansebehov.
- Hvilke datasystemer benytter bedriften i dag og hvilke nye systemer bør bedriften ha i framtiden?
Når en har gjort selve kartleggingen og en beslutter å gjennomføre en omstilling, er det et krav i arbeidsmiljølovens paragraf 3-1 (2) d at det skal gjennomføres en risikovurdering mht til arbeidsmiljøet, og hvordan en omstilling vil påvirke arbeidsmiljøet.
Noen ansatte er positive til endringer mens andre skyr endringer.
Når en har en tydelig og transparent plan hvor de ansatte føler seg ivaretatt vil sannsynligheten for at flere er positive til omstilling øke. Det er derfor viktig at informasjon og kommunikasjonen håndteres på en god måte.
Mål med omstillingen
Det er viktig at bedriften setter seg klare mål med omstillingen og at dette kommuniseres ut på en god måte til ansatte, partnere og kunder.
Når målsetningen forankres i hele organisasjonen og alle jobber sammen mot et felles mål er det større sjanse for å oppnå de ønskede resultatene.
Fokusere på de fortrinnene som bedriften har, og se muligheter.
Kartleggingen og målsetningen med omstillingsprosessen er klar og nå kan selve omstillingsprosessen starte
Under prosessen
Hvilke tiltak må iverksettes for å nå målsetningen? Hvilke ressurser er nødvendige for å nå målsetningen?
Få med tillitsvalgte og ansatte i prosessen. Involvering av ansatte som kjenner de ulike delene av bedriften kan føre til en bedre prosess. Deleger oppgaver til de som er respektert i hele bedriften.
Flere vil få endring av oppgaver, da må en påse at alle får tilstrekkelig med opplæring.
Det er viktig å jobbe med arbeidsmiljøkulturen under hele prosessen, vær klar og tydelig. Ved usikkerhet reduseres motivasjonen for å gjøre en god jobb. Når alle har en god mental innstilling til omstillingen drar alle sammen i riktig retning. Når ansatte føler at de er rettferdig behandlet og føler seg ivaretatt vil motivasjonen for endring øke.
Det er gjort flere undersøkelser om hvordan omstilling og nedbemanning påvirker sykefravær. Noen trekker i retning av at sykefravær øker og andre at den reduseres. Det er mange faktorer som spiller inn som konjunkturer, bransjer og utdanningsnivå. Om en klarer å gjennomføre en omstilling som er rettferdig og er godt forankret vil en få opp produksjonen på ønsket nivå fortere og flere ansatte vil oppleve omstillingen som positiv. Det er derfor det er viktig å jobbe med å ha en god bedriftskultur og risikoen for økt sykefravær reduseres.
Informasjon og kommunikasjon er ofte utfordrende å få til på en god måte. Rett og god informasjon til riktig tid og til rett mottaker. Klarer bedriften dette er mye gjort.
Etter omstilling
Oppfølgingen av en omstillingsprosess er for ofte en fallgruve. Mange tenker at nå er omstillingen gjennomført, men sikrer ikke at alle endringene er godt integrert.
Mye godt arbeid før og under omstillingen kan være bortkastet om ikke oppfølgingen er god.
- Har alle fått den nødvendige opplæring for nye oppgaver og nye systemer?
- Er nye rutiner og systemer godt integrert?
- Opplever de ansatte at de er ivaretatt med nok informasjon?
Ting tar tid og det er viktig å få på plass nye rutiner, og sikre at nye systemer blir godt integrert.
Å evaluere omstillingsprosessen etter for eksempel 3, 6 og 12 mnd kan være nyttig for å sikre seg at ny organisasjon har satt seg.